Telefonálási etikett, 3. rész

Üzleti telefonálás, etikett és finomságok

Mutatkozz be!

Tudjuk, hogy az etikett szerint a hívó fél mutatkozik be először. De, ha te ügyfelekkel beszélsz rendszeresen, és téged hívnak (valószínűleg ügyfél), akkor kezdheted te is a beszélgetést a bemutatkozással. Sőt, bemutatkozáskor ne csak a nevedet, hanem a céged rövidített nevét is mond be. Ez egy udvarias gesztus!

Ha te indítod a hívást, hivatalos, vagy üzleti beszélgetésnél is tedd fel a klasszikus „Nem zavarlak? Jókor hívlak 3 percre?” kérdést! Ezzel azt a kellemetlen helyzetet is elkerülheted, hogy a mondandód felénél azt mondják neked, hogy bocsánat, de most le kell mennem.
Rossz hatást kelt az is, ha valamelyik fél észreveszi, a vonal túlsó végén a másik gépel, az egérrel kattintgat, vagy éppen eszik. Éppen ezért ezeket mindenképpen kerüld.

Mosolyogj!

Ha kedves akarsz lenni, akkor mosolyogj! Szinte hihetetlen, de a mosoly még a telefonon keresztül is átsugárzódik. Van, aki a hívás fogadása előtt – amikor látja, hogy ki keresi – kuncog egyet magába, és máris mosolyogva beszélget. A mosoly ingyen van, mégis sokat ér!

Légy felkészült és pontos

A felkészületlenség, a figyelmetlenség, a magángondok kiteregetése az üzleti életben nem megengedett.
A beszélgetés közben jegyzetelj, nyugtázz. Ha több dolgot is átbeszéltetek, akkor a beszélgetés végén összegezd azt, amiben megállapodtatok. Idegen nyelvű beszélgetésnél még fontosabb az összegzés szerepe.
Ha a beszélgetés során nem tudsz kellő információt adni, és azt ígéred a másiknak, hogy ezzel kapcsolatba még visszahívod, akkor a beígért visszahívásokra is mindig pontosan, a beígért időben keríts sort.

Tárgyaláson, megbeszélésen

Ügyféllel/partnerrel történő tárgyalás előtt kapcsold ki a telefonodat, vagy némítsd le, ne is rezegjen, ne is villogjon, az még zavaróbb. Add meg a tiszteletet, vagyis a 100%-os figyelmet a másik félnek.
Tárgyalás alatt ne babráld a telefonod a lehalkítással, ezt előtte tedd meg.

Tárgyalás alatt ne vedd elő, ne tedd ki a telefonod, ne vagánykodj vele! Ne akarj mesterkélten fontosnak mutatkozni.
Csak akkor vedd elő, csak akkor illik telefonálnod, ha ezt a megbeszélés érdekében teszed.

Ha fontos hívást vársz, akkor ezt tudasd előre a tárgyaló féllel, és kérj előre elnézést, ha felveszed a telefont.

Ha munkatársaiddal tartasz megbeszélés, beszámolót, prezentációt, akkor szintén illik kikapcsolnod a telefonon a csengést, és rezgést is.

Megbeszélésen tollat és noteszt használj, még pötyögtetni sem illik a telefont, tabletet, vagy laptopot, kivéve, ha a társaság közös megegyezéssel elfogadja az elektronikus kütyük használatát is.

Szólítsd a nevén

Az üzleti életben gyakrabban előfordul, hogy ismeretlen szám hív fel. Ha van a kezed ügyében papír és toll (miért is ne lenne, ha az asztalnál ülsz), akkor a hívás felvétele után figyelj a hívó nevére, és írd le. Ha nem értetted, akkor kérdezz vissza. Majd kérdezd meg, hogy miben segíthetek? Ő erre elmondja, hogy mit akar. A válaszodba sződd bele az ő nevét. Mindenki szereti hallani a saját nevét, ez nagyon szimpatikus lesz a másik félnek. Amikor befejezted a beszélgetést, írd a névhez a telefonszámát, és hogy milyen ügyben beszélgettetek. Ez még később is jól jöhet. Ha mégse, akkor húzd át az egészet, hogy legközelebb még az elolvasásával se pazarold az idődet.

Ha úgy látod, hogy az eddig ismeretlen telefonszámról hívott ismeretlen emberrel még fogsz máskor is beszélni, akkor mentsd el a telefonodba. Ha legközelebb hív, már szólítsd a nevén! „Üdvözlöm Kovács úr, Nagy János vagyok!” Ő meg fog lepődni, és nagy megtiszteltetésnek fogja venni, hogy te tartod őt annyira fontosnak, hogy elmented a telefonszámát.

Ne zavard azt, aki telefonál

Ha a kopogás után benyitsz, és azt látod, hogy telefonál az illető, akit keresel, akkor csendben illedelmesen ints a kezeddel elnézést (feltartott tenyérrel), és csukd vissza az ajtót kívülről, és várj türelmesen. Amikor ő befejezte a beszélgetést, akkor ki fog jönni, jelezve, hogy már tud fogadni.
Ha a saját irodádba nyitsz be, ahol telefonál valaki, akkor kérdezd meg, hogy nem zavarsz-e, kimenjél-e?
Ha te telefonálsz, és rád nyitják az ajtót, akkor mutogatással jelezd, hogy telefonálsz, és megköszönnéd, ha nem zavarnának.

Munkaidő után

Hivatalos ügyben csak végszükség esetén zavarjuk beosztottainkat, főnökeinket munkaidő után, vagy akkor tegyük, ha erre ő kifejezetten megkért. A baráti beszélgetés már természetesen más kategória. A munkatárs lehet egyben barát is.
Ha valamelyik kollégád lebetegedett, és otthon van, ne zaklasd munkaügyben telefonon. Hagyd pihenni, gyógyulni, és vállalj részt a helyettesítésében, ha teheted. Ugyanez érvényes a munkatárs szabadsága idejére is.
Ne várd el, hogy pihenőnapokon, vagy éjszaka válaszoljanak az SMS-edre se!

Magánbeszélgetés a munkahelyen

A munkahelyeden ne folytass magánbeszélgetést, vagy a magánügyeid szervezését! Azt a munkaidő utáni időre tedd.
Természetesen kivétel az egy háztartásban élőkkel való kapcsolattartás (párunkkal, szüleinkkel, gyerekünkkel), de csak korlátozottan, vagyis röviden és csak kevésszer, ennek célja nem a csevegés, hanem csak az oda-vissza „kontroll” legyen.

Étteremben

Hová illik tenni a telefont?

Leginkább sehová! Az asztalra semmi képpen sem. Vagy a zsebben, vagy a táskában, és szintén kikapcsolt állapotban. Ne dicsekedj a készülékeddel, ne kockáztasd meg „levestesztet”, és ne tedd ki kísértés áldozatának sem.
Az étkezési idő, legyen étkezési idő! Tisztelj meg másokat, és önmagadat is azzal, hogy étkezés közben nem telefonálsz.
Ha fontos hívást vársz, akkor tedd rezgőre a zsebedbe, és ha mégis muszáj felvenned, akkor kérj elnézést az asztaltársaságtól, és vonulj félre telefonálni olyan helyre, ahol már másokat sem zavarsz. Pl.: az előtérbe, vagy a dohányzásra kijelölt helyre, vagy a parkolóba, vagy az autódba.

Autóban

Csak kihangosítóval beszélj, vagy sehogy!

Vezetés közben ne tartsd a kezedben a készüléket, és ne pötyögtesd. Ezzel nem csak a magad életét véded meg, hanem a másokét is. (A navigációt is még az álló autóban állítsd be.)
Ha mások is ülnek az autódban, akkor ne folytass a telefonba bizalmas beszélgetést.
Ha autóban telefonálsz, és nem vagy egyedül, akkor közöld a vonal másik végén levővel, hogy autóban ülsz, és hogy ki van hangosítva a beszélgetés, amit más is hall, a félreértések és kellemetlenségek elkerülése érdekében.

Kerékpáron

Kerékpáron egyáltalán nem ajánlatos telefonálni, ha mégis fel akarod venni a hívást, inkább állj félre olyan helyre, ahol nem zavarod sem a járműforgalmat, sem a gyalogosokat.

Tömegközlekedési eszközön

„A térerő legyen veled!” A szolgáltatók olyannyira komolyan vették e felszólítást, hogy még metróalagútban is biztosítják a térerőt. De valóban a beszélgetések lefolytatása a cél, egy tömegközlekedési eszközön? A buszon, villamoson nem ritka, hogy egymás intim szférájába hatolunk bele, hatolnak belénk. Nem ajánlott még verbális információkkal is megfűszerezni az amúgy is kényes szituációt.
Ha mégis csörög a telefonod, akkor nyomd ki a hívást, és üzenj, hogy most nem tudsz beszélni, vissza fogod hívni. A telefonok általában rendelkeznek azzal a funkcióval is, hogy automatikusan elvégzik az üzenetküldést előre beállított szöveggel, ha nem fogadjuk a hívást.